Pour le bon fonctionnement de votre entreprise ou micro entreprise, le suivi régulier des factures est essentiel. Les impayés et retard de paiement sont courants dans la vie des sociétés et peuvent causer de sérieux problèmes de trésorerie et voir le pire : la faillite. Découvrez comment faire le suivi de vos factures impayées efficacement.
Mettre en place un suivi des factures impayées
La comptabilité est un point crucial pour une société pérenne. En tant qu’entrepreneur ou auto entrepreneur, l’élaboration de devis et factures est une tâche quotidienne nécessaire et obligatoire pour pouvoir gérer vos finances au mieux. Voici nos conseils pour suivre vos factures impayées et éviter les litiges.
Anticipez les factures impayées
Les imprévus font partie de votre vie d’entrepreneur et pour les gérer, il faut être préparé et paré à toute épreuve. Le retard ou l’absence de paiement arrivent bien plus souvent qu’on ne le pense et pour pallier ce problème, la première chose à faire est de réaliser des devis et contrats en bonne et due forme et le plus détaillé possible notamment en ce qui concerne la partie règlement. Les conditions de règlement doivent être mentionnées dans vos CGV (Conditions Générales de Vente) et doivent comporter les informations suivantes :
- Les délais de paiement;
- Les conditions d’escompte en cas de règlement anticipé;
- Les pénalités en cas de retard;
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ces informations sont très importantes et vous serviront de base pour relancer vos clients en cas de retard de paiement. Un autre moyen d’anticiper les factures impayées et de bien connaître vos clients. Cela peut vous paraître étrange, mais si vous connaissez vos clients et leurs procédures internes, il sera plus facile de gérer les problèmes et surtout d’éviter de perdre du temps.
Les outils de suivi de facturation impayée
Pour gérer au mieux vos finances, l’utilisation d’un outil de facturation est essentiel pour connaître au quotidien l’état de paiement de vos créances clients rapidement et d’identifier en quelques secondes les factures impayées. Si vous faites vous-même le suivi de vos facturations, vous pouvez utiliser un fichier Excel qui sera très pratique pour intégrer toutes les données de facturation. Pour être performant, ce tableau doit contenir les informations suivantes :
- Le numéro de facture;
- La date d’émission de la facture;
- Le nom du client;
- Le montant de la facture (montant HT total et solde restant dû);
- La date d’échéance;
- L’état de la facture : émise, payée ou impayée;
- Le nombre de jours de dépassement en cas de retard de paiement.
Notez que vous êtes assujettis à la TVA, vous avez l’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité comme l’exige la loi des finances. Vous ne pouvez donc pas faire de suivi de facturation manuelle. Cela peut être avantageux, car les données récupérées par le logiciel vous feront gagner du temps et vous éviteront les erreurs de manipulation.
Comment gérer ses factures impayées ?
La gestion des factures impayées peut s’avérer fastidieuse, surtout quand c’est la première fois que l’on à faire à ce genre de situation. Alors que faire en cas de facture impayée ? C’est ce que nous allons vous expliquer en détail pour résoudre ce problème et recouvrer les sommes dues.
La conciliation
L’une des premières étapes à effectuer dans la gestion de factures impayées est la conciliation. Il s’agit là d’un simple rappel à votre client de régler la facture en question, car souvent il n’est question que d’un oubli de sa part et non pas de malveillance. Vous pouvez le faire par e-mail ou par téléphone en rappelant le numéro de la facture et le délai de règlement prévu. La conciliation est idéale pour conserver une bonne relation avec votre client tout en recouvrant votre dû.
La relance
La deuxième étape est la lettre de relance facture impayée. Celle-ci intervient dans le cas où la conciliation n’a rien donné. À ce stade, vous êtes toujours dans une phase amiable pour essayer de trouver une solution. Cela consiste à envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception rappelant à votre client de son obligation de régler la facture impayée comme c’est stipulé sur le devis qu’il a signé en amont. Il est donc important de remettre toutes les informations nécessaires concernant ladite facture tel le numéro de la facture, son montant (et les pénalités de retard), la date d’échéance du règlement de la facture et les services concernés par le retard de paiement. Vous devez également indiquer à votre client de régler cette facture dans les plus brefs délais. Si vous n’obtenez pas gain de cause, il est d’usage de faire une deuxième lettre de relance, mais celle-ci fera office d’avertissement. En clair, notifiez votre client que s’il ne règle pas la facture au plus vite, vous pouvez engager une procédure judiciaire à son encontre pour non-respect du contrat.
La mise en demeure
Si votre client n’a répondu à aucune de vos deux relances, la troisième étape à mettre en place est la mise en demeure. Il n’y a alors plus de conciliation possible. La mise en demeure a valeur juridique et permet d’avertir votre client que vous allez recourir à la voie judiciaire si le règlement n’intervient pas au terme échu. Elle se fait par lettre recommandée comme la relance à votre client pour facture impayée.
La procédure judiciaire
La mise en demeure est restée vaine, votre ultime solution est de lancer une procédure judiciaire pour recouvrement de facture impayée. Vous pouvez alors faire appel à un huissier de justice ou un organisme de recouvrement qui va s’occuper de cette démarche. Pour finir, sachez qu’il existe des assurances qui protègent les entreprises contre les risques de factures impayées.
